Entlasslounges: Die “letzte Meile” zum optimalen Belegungsanagement

Von der COVID-bedingten Notlösung zum zentralen Hebel der Kapazitätssteuerung — Kliniken und Gesundheitseinrichtungen kämpfen nach wie vor mit Herausforderungen in der Kapazitätssteuerung und beim Patientenfluss, da die Belegungszahlen kontinuierlich steigen. Die damit verbundenen Durchsatzprobleme erschweren es zusätzlich, eine optimale Versorgungsqualität und Patientenzufriedenheit sicherzustellen. Die Antwort auf diese doppelte Herausforderung liegt in der Kombination leistungsfähiger Betriebsplattformen zur Kapazitätssteuerung und datengetriebener Zusammenarbeit zwischen Einrichtungen – im gesamten Verbund, landesweit oder sogar global.

Aber nicht nur außerhalb der eigenen Einrichtung zeigen sich deutliche Effekte: Auch intern lassen sich innovative Lösungen umsetzen, indem bestehende, nicht oder nicht adäquat genutzte Räumlichkeiten innerhalb der Klinik zu sogenannten Entlasslounges umgewandelt werden. Diese Bereiche, auch als Entlass-Cafés bezeichnet, gewinnen an Bedeutung – einerseits getrieben durch die COVID-bedingte Notwendigkeit, andererseits bestätigt durch messbare Erfolge bereits etablierter Entlasslounges.

Entlasslounges in Verbindung mit Kapazitätssteuerung – Betten schneller freigeben, Engpässe reduzieren

Ein freies Bett zu identifizieren, steht im Mittelpunkt jeder Gesundheitseinrichtung. Alles, was dazu beiträgt, ohne Abstriche bei der Versorgung oder Sicherheit der Patientinnen und Patienten freie Betten schneller bereitzustellen, ist ein entscheidender Faktor für eine optimale Kapazitätsauslastung. Kliniken, die durch operative Plattformen zur Kapazitätssteuerung und Echtzeit-Ortungsdienste (RTLS) Schwachstellen im Patientenfluss sichtbar gemacht und beseitigt haben, konnten Betten schneller identifizieren und die Entscheidungsfindung beschleunigen. Dadurch verbessert sich nicht nur der Aufnahmeprozess, sondern auch die Belegung der Notaufnahme wird spürbar entlastet.

Dennoch birgt die „letzte Meile“ im Entlassungsprozess – von der formalen Erfassung der Entlassungsanordnung bis hin zum Aufenthalt in der Entlasslounge und letztendlich dem Verlassen der Klinik – häufig noch erhebliche Ineffizienzen und Unzufriedenheiten für Patientinnen und Patienten. Verzögerungen in Entlasslounges können dabei bereits erreichte Effizienzgewinne aus automatisierten Lösungen wie PatientTracking: AutoDischarge™ zunichtemachen, wenn der Prozess nicht fortlaufend überwacht, gesteuert und optimiert wird.

Kliniken, die erstmals eine Entlasslounge einrichten, bereits bestehende Räumlichkeiten optimieren oder frühere Versuche neu angehen wollen, profitieren enorm davon, wenn die Kapazitätssteuerungstechnologie nicht nur übergreifend den Patientenfluss im Blick hat, sondern gezielt auch Abläufe und Patientenbewegungen rund um die Entlasslounge überwacht. Eine auf Kapazitätssteuerungstechnologie basierende Entlasslounge kann darüber hinaus in Krisensituationen als flexible Kapazitätsreserve dienen.

Die automatisierte Entlasslounge

Der Entlassprozess, speziell der Aufenthalt in der Entlasslounge, umfasst zahlreiche Einzelschritte und eine komplexe Dynamik, die sich in Echtzeit verändern kann. Die Automatisierung dieses Prozessabschnitts gewährleistet maximale Transparenz, reduziert Verzögerungen und optimiert die Versorgungsqualität auf der entscheidenden „letzten Meile“.

Wenn die Verweildauer der Patientinnen und Patienten verkürzt und die Betreuung während ihres Aufenthalts in der Entlasslounge optimiert wird – einschließlich einer gründlichen Patientenaufklärung nach der Behandlung und einer sicheren Vermittlung aller Entlassanweisungen –, kann die Entlasslounge zu einem wichtigen Hebel werden, um die Genesung der Patientinnen und Patienten zu Hause nachhaltig zu verbessern, die Therapietreue zu erhöhen und das Risiko erneuter Krankenhauseinweisungen zu senken.

Um diese Effekte zuverlässig zu erzielen, sind strukturierte Prozesse erforderlich, die alle beteiligten Teams bei der Erreichung gemeinsamer Ziele unterstützen und Interaktions-, Aufgaben- und Prozessfehler minimieren, die den Erfolg einer Entlasslounge gefährden könnten. Jede Einrichtung benötigt daher einen sorgfältig ausgearbeiteten Implementierungsplan, der individuell auf ihre Kultur, Bedürfnisse und Strukturen zugeschnitten ist und auch Notfallszenarien sowie unerwartete Situationen auf Patientenebene berücksichtigt.

Um den Überblick über jede einzelne Maßnahme rund um die Entlasslounge zu behalten – und eine klare Kommunikation zwischen den beteiligten Pflege-, Logistik- und Patientenflussteams sicherzustellen –, ist eine datengetriebene Echtzeittransparenz unerlässlich: Wer macht was, wann und wie? Wie wirkt sich jede Maßnahme konkret auf die Verfügbarkeit neu eröffneter Bettenkapazitäten aus?

Hier unterstützt Sie optimal eine integrierte operative Betriebsplattform für Kapazitätssteuerung mit RTLS-Technologie, mobilen Funktionen und umfassenden Datenanalyse-Tools. Diese Plattform deckt dabei folgende zentrale Bereiche ab:

• Frühzeitige Identifikation geeigneter Patientinnen und Patienten für die Entlasslounge – bereits im Vorfeld der Entlassgenehmigung.
• Echtzeit-Beobachtung der Patientinnen und Patienten, die für die Entlasslounge freigegeben sind und dorthin transportiert werden.
• Enge, abgestimmte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Entlasslounge-Teams, den Pflegekräften auf Stationen sowie den Patientenlogistik- und Flussteams, um Transport- und Verlegungsprozesse zuverlässig umzusetzen und Wartezeiten produktiv zu gestalten, bis die Patientinnen und Patienten die Einrichtung endgültig verlassen.
• Absicherung der Versorgung mit Medikamenten und medizinischen Hilfsmitteln, bevor Patientinnen und Patienten aus der Einrichtung entlassen werden.
• Nachverfolgung aller Patientenbewegungen – vom Transfer in die Entlasslounge, über die Dauer ihres Aufenthalts bis hin zum Verlassen der Einrichtung.
• Automatisierte Statusmeldungen und Benachrichtigungen zwischen Entlasslounge-, Pflege- und Logistikteams sowie Betriebsverantwortlichen, einschließlich Informationen zu Bettverfügbarkeit, Fertigstellung der Bettenreinigung durch den Reinigungsdienst (EVS) und Verlegungsanweisungen.
• Umfassende Analyse von Nutzungsdaten der Entlasslounge – einschließlich Patientendurchsatz, Belegung, Verweildauer, Betriebszeiten, Patientenfeedback zur Zufriedenheit und Einbindung, sowie Abholzeiten und -kosten (z. B. durch externe Anbieter wie Uber oder Lyft).
• Evaluation langfristiger gesundheitlicher Ergebnisse und Kommunikationsprozesse innerhalb des interdisziplinären Teams, um die Effektivität der Abläufe kontinuierlich zu optimieren.
• Bewertung der Auswirkungen auf die Stressbelastung und das Burnout-Risiko im Pflegepersonal.
• Analyse der Effekte auf Einweisungen über die Notaufnahme und die Aufnahme neuer Patientinnen und Patienten.

Technologiegestützte Effizienz der Entlasslounge – Zahlen sprechen für sich

Immer mehr Kliniken und Gesundheitseinrichtungen engagieren sich entschlossen dafür, Entlasslounges erfolgreich einzurichten und nachhaltig zu betreiben – einige bereits seit längerer Zeit, andere erst seit Kurzem. Weitere Einrichtungen prüfen derzeit, ob sie alle notwendigen Voraussetzungen für die Einrichtung einer Entlasslounge erfüllen. Unabhängig davon, in welcher Phase sich Ihre Einrichtung befindet: Die Evidenz für Effizienzgewinne durch automatisierte Prozesse mittels integrierter Kapazitätssteuerung und Echtzeit-Ortungsdienste wächst kontinuierlich.

Beispiele erfolgreicher Entlasslounge-Implementierungen unter Einsatz dieser Technologien kommen aus unterschiedlichsten Kontexten – darunter große Klinikverbünde im Mittleren Westen und Süden, kombinierte akademische und kommunale Gesundheitssysteme im Nordosten sowie Akuttraumazentren mit Einzugsgebiet in ganz Neuengland.

Operative Ergebnisse dieser Entlasslounges im Überblick:

Kombiniertes akademisches und kommunales Gesundheitssystem (Nordosten):

• Anstieg der Entlasslounge-Nutzung von 769 auf 6.578 Patientinnen und Patienten innerhalb von etwas mehr als drei Jahren
• Einsparung von insgesamt 208 stationären Bettentagen über mehr als 280 Bereiche innerhalb von weniger als drei Jahren; bis Ende 2023 prognostiziert auf 240 Bettentage
• Insgesamt 4.959 Patientinnen und Patienten in der Entlasslounge bis heute, mit einem erwarteten Anstieg auf 6.500 bis Ende 2023
• Gesamteinsparungen von 426.379 USD durch den Einsatz der Entlasslounge
• Insgesamt 5.265 Stunden (entspricht etwa sieben Monaten) an belegter Zeit durch Nutzung der Entlasslounge zurückgewonnen
• 280 Zugangsbereichsstunden wurden durch Nutzung der Entlasslounge freigesetzt
• 125 % Zunahme der Entlasslounge-Nutzung zwischen 2021 und 2022

Multi-Standort-Klinikverbund (Mittlerer Westen und Süden):

• Bislang insgesamt 926 Patientinnen und Patienten in Entlasslounges an zwei Standorten betreut
• Durchschnittliche Aufenthaltsdauer in der Entlasslounge: 36 Minuten
• Einsparungen von insgesamt 681,5 Stunden (etwa vier Wochen) bzw. 27,5 Bettentagen in den beiden Kliniken
• 427,5 Stunden (entspricht etwa zweieinhalb Wochen) zusätzliche freie Kapazität bzw. über 17 gewonnene Aufnahmetage
• Kontinuierliche Verkürzung der Aufenthaltsdauer in der Notaufnahme mit Einsparungen zwischen 288 und 548 Stunden (etwa dreieinhalb Wochen)
• Kontinuierlich steigender Anteil entlassener Patientinnen und Patienten, die die Entlasslounge bis 13 Uhr verlassen, aktuell mit einem Höchststand von 23,6 %

Akuttraumazentrum (Neuengland):

• Anstieg der Patientennutzung seit Einrichtung der ersten Entlasslounge im Jahr 2008 von 173 auf 2.830 Patientinnen und Patienten (davon bereits 1.214 im Jahr 2023)