Geisinger Danville – Verbesserte Sichtbarkeit und Effizienz mit RTLS (Teil 2)

Seth Hostetler, Lead Process Engineer für Care Support Services bei Geisinger Danville, und Robert Teachout, Project Manager für RTLS-Workflow bei TeleTracking, erläutern, wie Real-Time Location Systems (RTLS) bzw. unterstüzende Technologien dazu beitragen, Effizienz und Patientenversorgung zu optimieren.

Im zweiten Teil unseres Gesprächs gehen wir tiefer auf die Implementierung eines Real-Time Location Systems (RTLS) bei Geisinger zur Optimierung der Anlagenortung ein.

In dieser Folge erfahren Sie mehr über:

• Die Einführung von RTLS (1:01)
• Schulungsmaßnahmen für den Wandel, den RTLS mit sich bringt (4:07)
• Vorausschauende Planung für weitere Prozessverbesserungen (9:24)

Hören Sie hier den ersten Teil des Gesprächs an.

Abschrift

Interviewer:

Rob, könnten Sie uns einen Einblick geben, wie die Implementierung verlief und wie Sie Geisinger dabei geholfen haben, rasch Ergebnisse zu erzielen?

Robert Teachout:

Wir sagen unseren Kunden gern scherzhaft, dass wir sie dabei unterstützen, die vier typischen Herausforderungen im Anlagenmanagement zu überwinden: Geräte horten, verstecken, suchen und hoffen. Unser Team startet mit einer gründlichen Bewertung der Gerätenutzung. Dabei prüfen wir systematisch Raum für Raum, wo sich Anlagen befinden und wie intensiv sie genutzt werden. In der Regel stellen wir fest, dass Kliniken nur etwa 35 bis 40 % ihrer Infusionsgeräte tatsächlich nutzen. Die übrigen Anlagen befinden sich irgendwo zwischen Lagerung, Reinigung oder warten „für den Notfall“.

Wie Seth bereits erwähnte, entsteht bei Pflegekräften oft der Eindruck, Geräte seien nicht verfügbar, wenn sie benötigt werden. Unser RTLS zeigt auf, dass dies meist nicht stimmt.

Natürlich ist es legitim, Geräte zu mieten, wenn Ihre Flottenauslastung dies rechtfertigt, beispielsweise bei saisonalen Schwankungen. Unser System ermöglicht Ihnen, Mietgeräte präzise zu verfolgen, um diese zeitnah zurückzugeben, wenn sie nicht mehr benötigt werden – und damit Kosten zu senken. Außerdem identifizieren wir Gegenstände, die wenig genutzt werden, um deren standortübergreifende Nutzung zu ermöglichen.

Es ist verständlich, dass Mitarbeitende frustriert sind, wenn dringend benötigte Geräte fehlen. Entweder werden dann weitere Geräte angeschafft oder gemietet, oder man entscheidet sich für eine bessere Technologie, die vorhandene Geräte effektiver verteilt.

Interviewer:

Eine solche Veränderung bedeutet für Mitarbeitende im klinischen Alltag eine erhebliche Umstellung. Wer Geräte bislang versteckt, gehortet oder gesucht hat, erlebt einen gravierenden Wandel. Können Sie schildern, welche Maßnahmen zur Schulung und Unterstützung des Veränderungsmanagements Sie ergriffen haben?

Seth Hostetler:

Für Geisinger stellte die RTLS-Einführung tatsächlich einen großen Wandel dar. Vermutlich geht es anderen Einrichtungen ähnlich. Wir haben die Einführung schrittweise vollzogen, nicht zuletzt aufgrund budgetärer Rahmenbedingungen. Das bedeutet, wir haben nicht sofort alle 14.000 Geräte in sämtlichen Einrichtungen punktgenau erfasst, sondern uns zunächst auf hochfrequentierte Bereiche und besonders häufig genutzte Geräte konzentriert. Auf diese Weise konnten wir nach und nach Erfahrungen sammeln und das RTLS-System sukzessive etablieren.

Wir haben gezielt diejenigen Bereiche adressiert, in denen Mitarbeitende die größte Nachfrage nach Geräten haben. Dabei haben wir insbesondere Stationsmitarbeitende und Pflegeassistenten geschult, ihnen praktische zeitsparende Vorteile demonstriert und regelmäßig nachgeschult. Durch wiederkehrende Schulungen, bei denen wir Rückfragen beantworteten und die Mitarbeitenden immer wieder auf die Vorteile hinwiesen, verlief der Umstieg in der Praxis rasch und erfolgreich.

Vor allem unser Supply-Chain- und biomedizinisches Team hat die Technologie schnell angenommen, da sie deren konkreten Mehrwert sofort erkannten. Durch die Ortungsdienste konnten diese Teams wertvolle Arbeitszeit sparen und den genauen Standort von Anlagen effizienter eingrenzen.

Robert Teachout:

Geisinger zeichnet sich besonders dadurch aus, dass das System regelmäßig gewartet und gepflegt wird, um das Vertrauen der Mitarbeitenden langfristig zu erhalten. RTLS ist kein System, das einmal implementiert und dann vergessen wird – es erfordert eine aktive Pflege und regelmäßige Aktualisierungen, um zuverlässig und nützlich zu bleiben.

Seth Hostetler:
Eine der zentralen Erkenntnisse, die wir gewonnen haben – und rückblickend betrachtet auch eine unserer frühen Herausforderungen –, lag darin, dass wir die Wartung der eigentlichen RTLS-Geräte zunächst nicht umfassend eingeplant hatten. So führten einige Batterieausfälle dazu, dass wir feststellen mussten, wie viel Zeit es tatsächlich kostet, Batterien einzeln auszutauschen. Mittlerweile haben wir daraus gelernt: Wenn wir einen Hinweis auf niedrigen Batteriestand erhalten, integrieren wir die Wechsel proaktiv in unsere Wartungsabläufe. Das mag auf den ersten Blick nach einer Kleinigkeit klingen – denn wie lange dauert es schon, eine Batterie zu wechseln? Doch wenn man diese Wartungsschritte vernachlässigt, leidet die Zuverlässigkeit der Systeme, und das Vertrauen der Nutzer schwindet.

Interviewer:

Genau dieses Vertrauen und Engagement der Mitarbeitenden, die täglich an vorderster Front mit den Geräten arbeiten, ist uns besonders wichtig. Sie haben mit dem System positive Erfahrungen gemacht, und die technologischen Fortschritte sprechen für sich. Doch wie geht es weiter? Was bringt die Zukunft?

Seth Hostetler:

Unsere Zukunft – und zu einem gewissen Grad auch unsere bisherige Entwicklung – besteht darin, die Möglichkeiten der Anlagenverfolgung konsequent auszuschöpfen und dabei neue Anlageklassen einzubinden, die über klassische medizintechnische Geräte hinausgehen. So hat beispielsweise unsere IT-Abteilung in den letzten Jahren iPads für alle stationären Patientinnen und Patienten eingeführt, die wir mit RTLS-Tags ausgestattet haben. Dies ermöglicht nicht nur deren Lokalisierung, sondern dient gleichzeitig der Diebstahlprävention.

Darüber hinaus haben wir die Nachverfolgung von Anlagen um die Lokalisierung von Mitarbeitenden und die Analyse von Arbeitsabläufen erweitert. Wir beschäftigen uns zunehmend mit Lösungen zur Patienten- und Personalortung, die TeleTracking über die XT-Plattform anbietet. In einer unserer Kliniken nutzen wir RTLS beispielsweise zur Überwachung der Händehygiene des Personals. Im Rahmen des COVID-Verfahrens konnten wir kleinere Ausbrüche unter Mitarbeitenden durch gezielte Kontaktnachverfolgung effektiv eindämmen. Wenn Patientinnen oder Patienten erst im Nachhinein positiv auf eine Erkrankung getestet werden, können wir rasch feststellen, welche Mitarbeitenden Kontakt hatten, und so sicherstellen, dass die nötigen Vorsorgemaßnahmen getroffen werden.

Auch in der Patientenortung haben wir das RTLS erfolgreich eingesetzt, etwa um Patientinnen und Patienten schnell wiederzufinden, die sich verlaufen haben könnten. Ein Blick ins System genügt, um Zwischenfälle frühzeitig zu verhindern.

Weiterhin planen wir, gemeinsam mit der Abteilung für Umweltdienste (Reinigungsdienst) Arbeitsabläufe näher zu betrachten: Durch Tracking der Bewegungen von Abfallbehältern und Reinigungswagen lassen sich Wege und Prozesse gezielt optimieren, sodass dieselben Aufgaben effizienter erledigt werden können. Dies ist für uns der nächste logische Schritt – Arbeitsabläufe klinischer und unterstützender Teams gezielt zu verbessern, datenbasiert zu optimieren und dadurch die Gesamteffizienz im Klinikalltag nachhaltig zu steigern.